TERTIB ADMINISTRASI DAN TATA KELOLA KANTOR NOTARIS

Abstrak

 Ketentuan mengenai jabatan seorang notaris saat ini diatur dalam Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 Tentang Perubahan Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 Tentang Jabatan Notaris. Adapun kewenangan Notaris diatur dalam BAB III, Bagian Pertama tentang Kewenangan. Pasal 15 ayat (1) UUJN mengatakan bahwa Notaris berwenang membuat akta otentik mengenai semua perbuatan, perjanjian, dan ketetapan yang diharuskan oleh peraturan perundang-undangan dan/atau yang dikehendaki oleh yang berkepentingan untuk dinyatakan dalam akta otentik, menjamin kepastian tanggal pembuatan akta, menyimpan akta, memberikan grosse, salinan dan kutipan akta, semuanya itu sepanjang pembuatan akta-akta itu tidak juga ditugaskan atau dikecualikan kepada pejabat lain atau orang lain yang ditetapkan oleh undang-undang.[1]

 

Pasal 15 ayat (1) UUJN bermaksud untuk menegaskan mengenai jabatan notaris sebagai pejabat umum yang berwenang selain membuat juga menyimpan dan memberikan dokumen yang dibuat ataupun yang disahkan oleh Notaris  Dalam hal inilah diperlukan tertib administrasi kantor Notaris yang baik sebagi penunjang keberhasilan tugas notaris. Oleh sebab itu adalah hal itu menjadi sangat penting memberikan pedoman cara menata-kelola tertib adminitrasi kantor notaris  berupa kumpulan dokumen alat bukti dari para pihak dalam akta ataupun dokumen yang disahkan yang disimpan dalam protokol notaris. Selain itu juga perangkat perkantoran berupa sumberdaya manusia dan sumber daya penunjang kegiatan perkantoran lainnya.

 

Pengertian tentang kewenangan di sini. adalah:

“Keseluruhan aturan-aturan yang berkenan dengan perolehan dan penggunaan wewenang pemerintahan oleh subjek hukum publik di dalam hubungan hukum publik. [2]

 

Oleh karena itu keberhasilan seorang Notaris tidak hanya bisa diukur dari banyaknya akta yang ia buat, melainkan juga dari kepiawaiannya mengatur administrasi di kantornya. Akta yang banyak, tanpa disertai administrasi yang rapi dan teratur akan mengakibatkan masalah dan kesulitan dikemudian hari. Oleh karena itu perlu bagi seorang calon Notaris untuk mengetahui, mempelajari serta memperhatikan administrasi kantor, sebelum ia melaksanakan jabatannya sebagai seorang Notaris.

 

Sebagai catatan penggunaan istialh untuk memudahkan penyebutan dan pembedakan antara UUJN yang sebelum diubah yaitu UUJN No 30 Tahun 2004 digunakan sebutan UUJN sedangkan UUJN nomor 2 tahun 2014 disebut UUJN Perubahan, dan UUJN sendiri singkatan dari Undang-Undang Jabatan Notaris.

 

 

A. PENDAHULUAN

 

Pengertian “administrasi” (Bel: administratie) seringkali diartikan dalam arti yang sempit, yaitu sebagai kegiatan ketatausahaan, yaitu pekerjaan yang bersifat tulis menulis belaka. Administrasi dalam arti yang luas, yaitu sebagai suatu proses karja-sama yang telah ditentukan sebelumnya, juga seringkali dipertukarkan penggunaan dan pengertiannya dengan “manajemen”, yang merupakan proses pencapaian tujuan melalui dan dengan orang lain.

 

“Kantor” dapat dilihat dalam artian statis, yaitu keadaan fisik yang merupakan wadah atau tempat, dapat berupa gedung, rumah atau ruangan, dimana kegiatan-kegiatan tata usaha dilakukan. Dalam arti yang dinamis, kantor merupakan suatu organisasi dimana terdapat struktur, tugas, tanggung jawab, hak dan wewenang dari setiap anggota organisasi yang bersangkutan.

 

Manajemen perkantoran atau administrasi perkantoran adalah proses perencanaan, pengorganisasian, dan pengkoordinasian manusia, bahan-bahan, mesin-mesin, metoda, perlengkapan, peralatan, dan uang, serta pengarahan dan pengawasan atas pelaksanaan pekerjaan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

 

Pekerjaan kantor merupakan fungsi pendukung atau memberikan bantuan dalam melaksanakan tugas pokoknya.

 

Selain bidang kenotariatan tiap Notaris juga diharapkan mempunyai pengetahuan administrasi perkantoran yang cukup memadai. Tertib dalam administrasi surat yang masuk dan keluar berikut penomoran dan pencatatannya ataupun pemasukan dan pengeluaran keuangan yang terakuntansi. Hal mi tidak saja akan memudahkan pekerjaan Notaris yang disibukkan dengan berbagai macam dokumen. Akan semakin meningkatkan performa profesionalitas dan juga penilaian masyarakat kepada Notaris.

 

Administrasi Notaris tidak saja mengenai persoalan penyimpanan minuta dan protokol lainnya. Harus dipahami bahwa kantor Notaris adalah kantor. Sebagaima kantor yang baik harus ada standard bagaimama sebuah kantor Notaris layak disebut kantor secara representatif. Pencatatan dan pembukuan administrasi kantor Notaris juga harus sebaik-baiknya dalam pengawasan Notaris bersangkutan, dan tidak hanya dilemparkan kepada anak buah. Terlebih lagi menjadi sangat kalang kabut ketika dijadwal untuk diperiksa oleh Majelis Pengawas Notaris.[3]

 

Sebagai contoh, kantor Notaris yang membuat berbagai jenis akta, tidak akan dapat melaksanakannya dengan baik tanpa adanya catatan-catatan mengenai segala sesuatu tentang kliennya, tujuan dari dibuatnya akta, jenis akta yang diinginkan, dan sebagainya.

Disamping itu, komunikasi yang efektif dan efisien juga merupakan faktor penting dalam pelaksanaan pekerjaan kantor.

 

Notaris sebaiknya mengetahui beberapa standard cara pengarsipan protokol dan dokumen yang menjadi tanggung jawabnya. Arsip tersebut selalu dalam lindungannya selama Notaris tersebut menjabat dan kemudian akan dilimpahkan pada Notaris lain atau Majelis Pengawas Daerah jika beliau pensiun. Selain Notaris perawatan dokumen juga dilakukan di museum, perpustakan, organisasi, dunia bisnis. Beberapa museum memberikan beberapa petunjuk bagaimana cara menyimpan dokumen agar bisa tahan lama.

 

Pengarsipan tidak saja meliputi bagaimana cara menyimpan agar kertas-kertas lembaran tersebut tetap awet, namun juga tertata dan terorganisir secara baik, sehingga sewaktu-waktu diperlukan dapat ditemukan lagi dengan mudah.

 

Tiga hal utama yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan kertas adalah, cahaya, suhu udara dan kelembaban. Tiga ha! tersebut sejalan dengan berjalannya waktu akan membuat kertas hancur. Sehingga harus diminimalisir kemungkinan kerusakan tersebut dengan mengetahui cara perawatannya.

 

Ruangan dimana dokumen tersebut harus mendapat pencahayaan lampu yang cukup, tidak panas dan tidak lembab. Hal mi untuk mengurangi kemungkinan kerusakan secara kumulatif. Suhu ruangan yang rendah menghindari kerusakan kimia dan aktivitas serangga.

 

Dokumen yang disimpan sebaiknya tidak mendapat cahaya matahari langsung tidak di dekat mesin ataupun bersebelahan dengan dapur dan kamar mandi.

 

Notaris hams secara cukup mempunyai furniture penyimpanan yang memadai, misalnya lemari besi untuk menghindari, kerusakan-kerusakan tersebut dan bahaya kebakaran.

 

Jika dirawat, dokumen kertas dapat bertahan hingga berabad lamanya. Kepustakaan Boston menyimpan arsip dan Notaris William Aspinwall yang penuh dengan berbagai catatan sejarah dan era sejah datangnya pendatang pada tahun 1620 di Amerika.[4]

 

Sangat disarankan agar para Notaris juga menyimpan kopi dokumen secara elektronik yaitu dengan cara membuat scan dan tiap dokumen yang yang disimpannya sebagai cadangan dan dokumentasi cetak yang mungkin rusak akibat kerusakan atau bencana alam.

 

Di beberapa negara maju penyimpanan secara elektronik bahkan dienkripsi dengan kunci sepanjang 128 atau 256 bit dan juga kata kunci. Enkripsi mi berguna untuk menghindari penyalah gunaan ataupun sniffing dan pihak yang tidak berkepentingan.

 

Dengan demikian, pekerjaan kantor mencakup beberapa kegiatan pokok yang meliputi:

- pencatatan, angka-angka dan

- perhitungan-perhitungan.

 

Catatan adalah segala sesuatu yang tertulis mengenai fakta-fakta atau kejadian-kejadian untuk disimpan. Catatan-catatan tersebut merupakan data, yang perlu diolah lebih lanjut untuk menjadi informasi.

 

B. PROTOKOL NOTARIS SEBAGAI DOKUMEN NEGARA

 

Notaris berwenang untuk membuat akta mengenai semua perbuatan, perjanjian dan penetapan yang diharuskan oleh suatu peraturan umum atau oleh yang berkepentingan dikehendaki untuk dinyatakan dalam suatu akta otentik. Dengan pernyataan ini dapat diketahui bahwa wewenang Notaris adalah bersifat umum (regel), dan wewenang para pejabat Iainnya adalah ‘pengecualian’, artinya wewenang dan para pejabat lamnnya untuk membuat akta sedemikian hanya ada apabila oleh Undang-undang dinyatakan secara tegas.[5] Selain membuat juga wajib menyimpan minuta akta termasuk pula mengeluarkan salinan dan kutipannya.

 

Dengan demikian secara umum wewenang Notaris meliputi empat hal, yakni:

a. menyangkut akta yang dibuatnya itu;

b. mengenai orang-orang, untuk kepentingan siapa akta itu dibuat; c. mengenai tempat, di mana akta itu dibuat;

d. mengenai waktu pembuatan akta itu.

 

Protokol notaris adalah kumpulan dokumen yang merupakan dokumen atau arsip negara yang wajib disimpan dan dipelihara dengan baik oleh notaris yang bersangkutan[6] atau oleh notaris pemegang protokol, dan akan tetap berlaku sela ma lembaga notaris masih tetap diberlakukan dan diperlukan oleh negara. Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 5071, menyebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi in formasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lem baga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, per usahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

 

Di dalam peraturan perundang-undangan, tidak menyebutkan pengertian mengenai dokumen atau arsip negara itu. Kata dokumen berasal dari bahasa Latin yaitu, docere yang berarti mengajar.

 

Pengakuan protokol notaris sebagai dokumen negarà di sebabkan protokol notaris merupakan dokumen atau arsip yang mengandung status hukum, hak dan kewajiban pihak pihak/masyarakat yang tentunya wajib untuk disimpan dan dipelihara dengan baik, demi kepastian hukum, ketertiban dan perlindungan hukum kepada pihak-pihak yang membutuhkan.[7]

 

Dari pengertian bahwa dokumen adalah sebuah tulisan yang memuat informasi, yang biasanya ditulis di kertas dan informasinya ditulis menggunakan tinta baik memakai tangan atau media elektronik. Pada saat ini dokumen dapat pula berupa media elektronik seperti komputer.

 

Karena itu adalah hal yang wajar jika pemerintah memberikan sebagian tugasnya dalam memberikan perlindungan kepada rakyatnya, oleh karena itu negara memberikan sebagian kewenangannya kepada notaris untuk membuat alat bukti berupa akta autentik kepada para pihak yang membutuhkan agar kepentingan dan hak-haknya terlindungi. Maka tepatlah apabila protokol notaris diakui atau dikualifikasikan sebagai dokumen atau arsip negara yang wajib disimpan dan dipelihara agar kepentingan masyarakat tetap terlindungi.

 

Protokol notaris terdiri dan:

1.     Bundel minuta akta; [8]

2.     Daftar akta (Reportorium) — (Pasal 58 ayat (1) UUJN;

3.     Buku daftar untuk surat di bawah tangan yang disahkan dan ditandatangani di hadapan notaris (legalisasi) — (Pasal 58 ayat 1) UUJN); [9]

4.     Buku daftar untuk surat di bawah tangan yang dibukukan (waarmerking) — (Pasal 58 ayat (1) UUJN);

5.     Buku daftar protes terhadap tidak dibayar atau tidak di terimanya surat berharga (Pasal 16 ayat (i) huruf h UUJN Perubahan);

6.     Buku daftar wasiat (Pasal i6 ayat (1) huruf i UUJN Per ubahan);

7.     Daftar klaper untuk para penghadap (Pasal 59 ayat (1) UUJN);

8.     Daftar klaper untuk surat di bawah tangan yang disahkan dan ditandatangani di hadapan notaris (legalisasi) — (Pasal 59 ayat (1) UUJN);

9.     Daftar Klaper untuk surat di bawah tangan yang dibukukan (waarmerking) — (Pasal 59 ayat (1) IJUJN);

10. Daftar surat lain yang diwajibkan oleh UUJN (Pasal 58 ayat (1) UUJN).

 

Buku-buku Protokol selain buku Daftar Akta dapat berupa :

Buku daftar akta di bawah tangan yang penandatanganannya dilakukan di hadapan notaris atau akta di bawah tangan yang didaftar merupakan buku yang memuat sejumlah catatan-catatan yang berkaitan akta yang telah dilegalisasi dan akta yang telah diwaarmeken. Buku daftar nama penghadap atau klapper merupakan buku yang memuat tentang catatan sejumlah nama nama orang-orang yang telah menghadap notaris untuk membuat akta.

 

Buku daftar protes merupakan buku yang memuat sejumlah catatan catatan yang berkaitan dengan pernyataan tidak menyetujui dan notaris kepada pihak lain atau lembaga lain, dan/atau dan lembaga lain atau pihak lain kepada notaris berkaitan dengan pembuatan akta. Buku daftar wasiat merupakan buku yang memuat sejumlah catatan-catatan yang berkaitan dengan wasiat. Wasiat merupakan pesan dan pemberi wasiat kepada penenima wasiat.

 

Buku daftar lain merupakan buku yang memuat sejumlah catatan catatan yang berbeda atau yang tidak sama pada angka 1 sampai angka 6. Buku daftar lain harus disimpan oleh notaris berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.[10]

 

Penyerahan protokol akan diserahkan kepada notaris lainnya, sebagaimana ditentukan dalam Pasal 62 UUJN, bila mana terjadi:

1.     Notaris meninggal dunia;

2.     telah berakhir masa jabatannya;

3.     diminta sendiri oleh notaris yang bersangkutan;

4.     tidak mampu secara rohani dan/atau jasmani untuk melaksanakan tugas jabatan sebagai notaris secara terus-menerus lebih dan 3 (tiga) tahun;

5.     diangkat menjadi pejabat negara;

6.     pindah wilayah jabatan;

7.     diberhentikan sementara; atau

8.      diberhentikan dengan tidak hormat.

 

Kewajiban untuk menyimpan protokol tidak terbatas pada penyimpanan protokol yang dibuat oleh dan/atau di hadapan notaris itu sendiri, akan tetapi berlaku juga untuk protokol yang diambil alih dan notaris lain. UUJN dan UUJN Perubahan tidak menentukan cara penyimpanan dan tempat penyimpanan protokol tersebut. Yang jelas bahwa, tempat penyimpanannya itu harus mudah dicapai dan aman serta tempat penyimpanannya itii harus dapat dikunci.

 

Minuta-minuta, reportorium dan lain-lainnya itu harus diamankan terhadap kerusakan yang dapat disebabkan seperti kebakaran dan pengaruh-pengaruh Iainnya dan luar, misal nya kelembaban dan binatang-binatang yang dapat merusak nya dan juga terhadap pencurian, walaupun UUJN dan UUJN Perubahan sendiri tidak menyebutkan hal tersebut secara tegas dan terperinci, artinya bagaimana hal itu harus dilaku kan, akan tetapi memperhatikan bagaimana seseorang untuk menyimpan dan mengamankan uang dan surat-surat penting dan harta-harta berharga lainnya, yakni dengan menyimpan nya dalam lemari besi dan lain-lain tempat yang aman terha dap kebakaran, dan lain-lain, maka harus disimpulkan, bahwa sudah pada tempatnya pula notaris menyimpan protokolnya dengan cara dan tempat-tempat demikian.

 

Pembuatan minuta akta dan penyimpanan minutanya sebagai bagian dan protokol [16 ayat (1) b UUJN}; PenjeLasan pasal tersebut menyebutkan bahwa untuk menjaga keotentikan akta dengan menyimpan akta dalam bentuk aslinya sdiingga apabila ada pemalsuan atau penyalahgunaan grosse, salinan atau kutipan dapat diketahui dengan mudah dengan mencocokkannya dengan aslinya;[11]

 

Penyimpanan protokol notaris oleh notaris pemegang protokol merupakan suatu upaya untuk menjaga umur yuridis akta notaris sebagai alat bukti yang sempurna bagi para pihak atau ahli warisnya tentang segala hal yang termuat di dalam akta tersebut. Akta notaris dalam bentuk salinan akan selamanya ada jika disimpan oleh pihak yang bersangkutan, dan dalam bentuk minuta juga akan selamanya ada yang disimpan oleh notaris sendiri atau oleh notaris pemegang protokol atau oleh Majelis Pengawas Daerah. Notaris akan pensiun dan meninggal dunia, tetapi akta notaris akan tetap ada yang mempunyai umur yuridis, dan melebihi umur biologis notaris sendiri.

 

Selama ini minuta akta ditulis dalam media kertas, yang daya tahannya sangat terbatas, meskipun dilakukan dengan tata cara disimpan dalam tempat yang terlindungi dan keadaan alam. Dalam perubahan UUJN pun, tidak mengatur penyimpanan akta dalam bentuk yang lain dan lebih tahan lama dan kertas, dan tidak memerlukan tempat atau ruang yang luas sebagaimana dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, misalnya dalam bentuk microchip atau micro-film.

 

Dalam hubungannya dengan apa yang telah dikemukakan di atas, hendaknya diingat, bahwa seorang klien pada saat yang bersangkutan membayar honorarium kepada notaris, klien tersebut dengan sendirinya tentu mengharapkan dari notaris, bahwa akta-aktanya akan memperoleh pengamanan dan pihak notaris yang bersangkutan.

 

Terhadap kelalaian notaris atas pemeliharaan protokol yang ada dalam penyimpanannya, maka notaris i:ersebut telah melalaikan salah satu kewajibannya, maka berdasarkan ketentuan Pasal 16 ayat (9) UUJN Perubahan, maka notaris tersebut dapat dikenakan sanksi berupa sanksi administrasi, yang dapat berupa: teguran lisan, teguran tertulis, pemberhentian sementara, pemberhentian dengan hormat atau pemberhentian dengan tidak hormat.

 

Catatan dokumen yang disebut protokol notaris yang disimpan suatu kantor Notaris, antara lain dapat berupa :

Catatan mengenai klien (nama, alamat, usia, status, pekerjaan, dsb).

a. Catatan mengenai jenis akta yang akan dibuat.

b. Catatan mengenai keuangan.

c. Catatan mengenai peraturan-peraturan,

d. Catatan mengenai jumlah akta yang dibuat, dan lain-lain.

 

Untuk melaksanakan seluruh kegiatan tersebut diatas, diperlukan tersedianya ruangan yang diatur dengan baik, peralatan dan perlengkapan yang sesuai, tata kearsipan yang baik, pelaksanaan komunikasi kantor yang efektif, serta tersedianya pegawai yang mempunyai kejelasan tugas, wewenang, tanggungjawab dan haknya masing-masing.

 

 

C. TATA RUANG KANTOR

 

Suatu kantor yang ditata dengan baik, akan menimbulkan rasa senang dan nyaman, baik bagi para pegawai kantor yang bersangkutan, maupun bagi tamu-tamu yang datang ke kantor yang bersangkutan. Oleh sebab itu, penataan ruang kantor perlu mendapat perhatian bagi setiap pimpinan kantor.

 

Dalam kaitan dengan tata ruang beberapa kondisi fisik yang perlu diperhatikan adalah:

1.     Penerangan atau cahaya yang cukup dan baik, sehingga pegawai dapat melihat dengan cepat, mudah, dan senang, Dengan penerangan yang baik, akan dapat meningkatkan hasil pekerjaan; dan, mengurangi kesalahan-kesalahan dan kelelahan, serta meningkatkan prestise kantor.

 

2.     Warna, yang tidak hanya untuk mempercantik ruang kerja, tetapi juga juga perlu diperhatikan faktor keindahan dan psikologis dari warna tersebut,

 

3.     Pilihan warna untuk kantor, disamping dapat memberikan kindahan, juga dapat mempengaruhi hasil kerja pegawai, karena warna dapat mempengaruhi perasaan, pengertian, dan pikiran seseorang.

 

-Misalnya warna kuning, jingga, dan merah, dipandang sebagai warna yang panas, dan biasanya memberikan pengaruh psikologis yang mendorong kehangatan dan perasaan gembira. Sebaliknya, warna hijau tua, biru tua, dan ungu, memberikan pengaruh ketenangan, sedangkan warna ungu muda dan biru memberikan perasaan menekan.

 

4.     Pengatur suhu udara (air conditioning), yang dapat meningkatkan produktivitas, mutu kerja yang lebih tinggi, kesenangan pegawai, semangat kerja yang meningkat, dan kesan yang menyenangkan bagi para tamu.

 

5.     Suara yang dapat berpengaruh terhadap konsentrasi pegawai, menyebabkan timbulnya kesalahan dalam pekerjaan, mengganggu komunikasi, dan sebagainya.

 

Untuk penataan ruang kantor itu sendiri, perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut:

1.     Kegiatan-kegiatan yang saling berkaitan, diletakkan berdekatan.

2.     Bagian yang melayani tamu diletaknya di bagian depan.

3.     Mesin-mesin kantor yang menimbulkan gangguan suara, harus dijauhkan dari pekerjaan yang memerlukan konsentrasi dan tempat penerimaan tamu.

4.     Tempat rapat atau pertemuan diletakkan di tempat yang tidak terganggu oleh berbagai suara, baik berupa percakapan maupun, suara mesin-mesin, pegawai, semangat kerja yang meningkat, dan kesan yang menycnangkan bagi para tamu.

5.     Suara, yang dapat berpengaruh terhadap konsentrasi pegawai, menyebabkan timbulnya kesalahan dalam pekerjaan, mengganggu komunikasi, dan sebagainya.

 

Untuk penataan ruang kantor itu sendiri, perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut:

a.     Kegiatan-kegiatan yang saling berkaitan, diletakkan berdekatan.

b.     Bagian yang melayani tamu diletakkan di bagian depan.

c.      Mesin-mesin kantor yang menimbulkan gangguan suara, harus dijauhkan dari pekerjaan yang memerlukan konsentrasi dan tempat penerimaan tamu.

d.     Tempat rapat atau pertemuan diletakkan di tempat yang tidak terganggu oleh berbagai suara, baik berupa percakapan maupun suara mesin-mesin.

 

 

C. Perlengkapan Dan Mesin-mesin Kantor

 

Penggunaan perlengkapan dan mesin-mesin kantor merupakan faktor penting bagi suatu kantor yang baik. Pilihan yang tepat terhadap perlengkapan dan mesin kantor, akan meningkatkan efisiensi kantor. Dalam menentukan pilihan dan pengadaan perlengkapan dan mesin-mesin kantor, beberapa hal yang perlu mendapat perhatian adalah:

1. Jenis pekerjaan dan Cara penyelesaiannya.

2. kemampuan dan kebutuhan pegawai yang menggunakannya.

3. Fleksibilitas penggunaan.

4. Kualitas dan kuantitas pekerjaan.

5. Harga dan layanan purna jual.

6. Nilai keindahan.

 

 

D.Tata Kearsipan.

Tata kearsipan dapat diartikan sebagai cara pengaturan dan penyimpanan dokumen sehingga secara teratur, sehingga setiap saat diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali. Dengan demikian, tata kearsipan yang baik akan merupakan sumber informasi dan sumber dokumentasi, serta sumber ingatan dari para pegawai dalam pelaksanaan tugasnya masing - masing.

 

Berdasarkan Undang-Undang No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip adalah:

1.     Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

 

2.     Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

 

Dilihat dari fungsinya, arsip dapat dibedakan atas :

-Pertama, arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan dalam pelaksanaan kegiatan kantor, baik secara terus menerus atau tidak.

 

- Kedua, arsip statis, yaitu arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam perencanaan dan pelaksanaan pekerjaan, tetapi masih perlu untuk disimpan memiliki nilai dalam rangka penyelenggaraan negara dan kehidupan kebangsaan.

 

Arsip statis ini disimpan di Arsip Nasional. Arsip dinamis dapat dirinci lebih lanjut menjadi:

1.     Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih digunakan secara terus menerus dalam pelaksanaan pekerjaan di lingkungan unit pengolah dari suatu kantor.

2.     Arsip Semi Aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.

3.     Arsip In-Aktif, yaitu arsip yang sudah jarang digunakan atau hanya digunakan sebagai referensi saja.

 

Tata kearsipan yang baik meliputi beberapa faktor sebagai berikut:

a.     Penerapan cara penyimpanan secara tepat, yaitu rangkaian yang teratur menurut suatu pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan dokumen sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali secara cepat,

b.     Fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat, yang meliputi: pertama, perlengkapan dan alat-alat korespondensi, seperti kertas, karbon, mesin tik, komputer, dsb.

c.     Kedua, perlengkapan untuk penerimaan surat, seperti kotak surat, meja tulis, rak, dsb.

d.     Ketiga alat penyimpan surat, seperti map, folder, lemari, filing cabinet, lemari, dll.

 

Untuk penyimpanan arsip terdapat beberapa cara, yaitu:

1.     Sistem abjad, yaitu cara penyimpanan dan penemuan kembali berdasarkan abjad. Dalam Cara ini, semua arsip atau dokumen diatur berdasarkan abjad, baik dari nama orang, kantor, atau perusahaan.

2.     Sistem pokok soal, yaitu penyimpanan yang didasarkan pada pokok masalah. Satu masalah kemudian dapat dipecah menjadi beberapa sub masalah. Misalnya jual beli, dapat dirinci dalam jual beli tanah, rumah, surat berharga, dsb.

3.     Sistem, tanggal, yaitu penyusunan arsip berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal.

4.     Sistem nomor atau angka, yang sering disebut dengan kode klasifikasi persepuluhan. Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan sendiri oleh kantor yang bersangkutan. Misalnya, 000 Kepegawaian, 100 Keuangan, 200 Akta Jual Beli, 300 Akta Pendirian Perusahaan, dan seterusnya.

5.     Sistem wilayah/daerah. Dalam sistem ini, arsip diatur berdasarkan nama wilayah/daerah.

 

Untuk mengetahui proses penanganan suatu surat diperlukan kartu kendali, sebagai alat untuk memantau penyelesaian suatu surat hingga menjadi produk yang diinginkan, misalnya menjadi suatu akta.

 

Selain daripada itu, untuk menghindarkan hilangnya suatu arsip yang dipinjam oleh seorang pegawai, diperlukan kartu pinjam arsip, yang harus disimpan oleh petugas arsip sampai berkas yang dipinjam tersebut dikembalikan.

 

 

E. Komunikasi Kantor:

 

Komunikasi kantor adalah proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak lain, yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor. Komunikasi ini dapat dilakukan secara lisan (langsung maupun dengan alat komunikasi), maupun dalam bentuk tulisan.

 

Komunikasi kantor dapat dibedakan atas:

1.     Komunikasi internal, yaitu komunikasi yang terjadi di didalam dan diantara anggota organisasi yang bersangkutan. Komunikasi internal ini terdiri atas beberapa bentuk,

-Pertama, komunikasi vertikal, yaitu komunikasi yang tejadi antara atasan dengan bawahan dan komunikasi tersebut mengandung perintah dari atasan kepada bawahannya. Komunikasi ini disebut juga komunikasi fungsi.

-Kedua, adalah komunikasi yang tidak mengandung perintah, tetapi bersifat pengiriman informasi dalam rangka pelaksanaan pekerjaan kantor. Komunikasi ini disebut dengan komunikasi tata usaha.

-Ketiga, adalah komunikasi pribadi, yaitu komunikasi diantara individu dalam organisasi, tetapi tidak berkaitan langsung dengan pekerjaan kantor.

 

2.     Komunikasi eksternal, yaitu komunikasi yang dilakukan oleh para pegawai kantor dengan pihak lain di luar kantornya. Misalnya antara staf kantor Notaris dengan klien.

3.     Kemampuan berkomunikasi secara efektif sangat diperlukan oleh setiap pegawai di kantor Notaris, karena melalui komunikasi yang efektif tersebut, dapat dengan mudah, cepat, dan tepat dapat dimengerti maksud dan tujuan seorang klien yang datang, dan menimbulkan kepuasan bagi klien yang bersangkutan.

 

 

F. Kepegawaian Kantor.

 

Untuk melaksanakan kegiatan kantor, diperlukan sejumlah pegawai yang memenuhi persyaratan sesuai dengan pekerjaan yang makin dilakukannya. Dalam hal ini, beberapa faktor yang perlu mendapatkan perhatian adalah:

1.     Kejelasan tugas, hak, wewenang, dan tanggung-jawab dari setiap pegawai.

2.     Pembayaran yang adil.

3.     Kesempatan untuk maju.

4.     Pengakuan atau penghargaan atas hasil pekerjaan.

5.     Perikuan sebagai manusia.

6.     Pengawasan yang efektif.

 

 

G. Penerapan Administrasi Kantor Pada Kantor Notaris.

 

Dari hasil pengamatan kebeberapa kantor Notaris dan informasi yang diterima, tertib administrasi kantor bagi kantor Notaris merupakan factor yang sebenarnya sangat penting, namun tampaknya belum sepenuhnya disadari oleh para Notaris yang bersangkutan.

Berbagai aspek dari administrasi kantor yang baik, seperti tata ruang, tata kearsipan, prosedur surat menyurat, dan kepegawaian, masih belum mendapatkan perhatian sebagaimana yang diharapkan.

 

Beberapa kendala memang merupakan faktor yang tidak dapat dihindari, misalnya dalam hal penyimpanan akta akta, terutama bagi kantor Notaris yang cukup besar dan jumlah akta yang dibuat cukup besar pula jumlahnya.

Pemecahan masalah penyimpanan akta tampaknya bukan merupakan hal yang mudah, mengingat belum adanya kejelasan mengenai akta merupakan dokumen yang sangat penting, dan dijamin keasliannya, walaupun sudah bersifat statis.

 

Beberapa masalah yang terlihat pada kantor Notaris, antara lain adalah:

1.  Kurang tertatanya ruang kerja dengan baik.

2.  Belum adanya kejelasan tugas, wewenang, hak, dan tanggung-jawab dari setiap pegawai.

Hal ini terlihat terutama apabila dalam kantor Notaris itu, terdapat hubungan keluarga yang sangat dekat antara Notaris dengan pegawainya.

3.  Kurangnya kemampuan pegawai dalam mengikuti akan mengantisipasi pada perkembangan di luar kegiatan notaris yang akan membawa dampak terhadap kemajuan kantor Notaris yang bersangkutan.

4.  Belum adanya cara penyimpanan berkas yang baik, sehingga penemuan kembali surat-surat, seringkali hanya didasarkan pada ingatan saja.

 

Beberapa upaya pembenahan dalam penerapan administrasi kantor yang baik, antara lain adalah:

1.  Penataan kembali tata ruang sehingga situasi kantor lebih mendorong gairah kerja para pegawai, serta memberikan kenyamanan bagi para tamu yang datang.

2.  Perumusan tugas, hak, wewenang, dan tanggungjawab yang jelas bagi setiap pegawai.

3.  Pembuatan kartu kendali sebagai alat untuk memantau proses penyelesaian suatu akta.

4.  Penataan arsip dengan memilih metoda penyimpanan yang dirasakan paling sesuai dengan kantor Notaris yang bersangkutan.

5.  Pendokumentasian/tata kearsipan Tata kearsipan dapat diartikan sebagai cara pengaturan dan penyimpanan dokumen secara teratur, sehingga setiap saat diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali.

 

Dengan demikian, tata kearsipan yang baik akan merupakan sumber informasi dan sumber dokumentasi, serta sumber ingatan dari Notaris dan para karyawannya dalam melaksanakan tugas.

Pendokumentasian/tata kearsipan ini merupakan bagian yang penting dari administrasi kantor Notaris. Setiap akta yang dibuat oleh Notaris harus tertata dengan seksama, rapi dan tidak asal- asalan, karena akta-akta tersebut termasuk dalam Protokol Notaris yang merupakan Arsip Negara yang wajib disimpan dan dipelihara oleh Notaris dengan penuh tanggung jawab.

 

Dokumen yang harus dipunyai setiap Notaris sebelum menjalankan jabatan profesi, antara lain :

 

1.     Surat Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia tentang Pengangkatan sebagai Notaris;

 

2.     Berita Acara Sumpah Notaris ;

 

3.     Sertipikat Cuti Notaris ;

 

4.     Buku Daftar Akta, Buku Daftar surat di bawah tangan yang Disahkan, Buku Daftar surat di bawah tangan yang Dibukukan dan Buku Daftar Protes yang telah diberi nomor urut, distempel dan diparaf Majelis Pengawas Daerah, kecuali pada halaman pertama dan terakhir ditandatangani oleh Majelis Pengawas Daerah.

 

Pasal 1 butir 13 UUJN menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan Protokol Notaris adalah kumpulan dokumen yang merupakan arsip negara yang harus disimpan dan dipelihara oleh Notaris. Peyimpanan dan pemeliharaan 5 Protokol Notaris tersebut terus berlangsung walaupun Notaris yang bersangkutan telah pensiun atau bahkan sudah meninggal dunia. Protokol Notaris tersebut diserahkan kepada Notaris lain sebagai Pemegang Protokol Notaris.

 

Pasal 62 UUJN mengatur mengenai alasan-alasan apa yang mendasari dilakukannya penyerahan Protokol Notaris.

 

Selengkapnya Pasal 62 UUJN menyebutkan bahwa penyerahan Protokol Notaris dilakukan dalam hal Notaris:

 

a.     meninggal dunia ;

 

b.     telah berakhir masa jabatannya ;

 

c.      minta sendiri ;

 

d.     tidak mampu secara rohani dan/atau jasmani untuk melaksanakan tugas jabatan sebagai Notaris secara terus menerus lebih dari 3 (tiga) tahun ;

 

e.     diangkat menjadi pejabat negara ;

 

f.       pindah wilayah jabatan ;

 

g.     diberhentikan sementara ; atau

 

h.    diberhentikan dengan tidak hormat.

 

Sedangkan dalam Penjelasan Pasal 62 UUJN, disebutkan bahwa Protokol Notaris terdiri atas:

 

a.     Minuta Akta; Minuta akta adalah asli akta Notaris, dimana di dalam minuta akta ini terdiri dari (dilekatkan) data-data diri para penghadap dan dokumen lain yang diperlukan untuk pembuatan akta tersebut. Setiap bulannya minuta akta harus selalu dijilid menjadi satu buku yang memuat tidak lebih dari 50 akta. Pada sampul setiap buku tersebut dicatat jumlah minuta akta, bulan dan tahun pembuatannya.

 

b.     Buku daftar akta atau Repertorium; Dalam Repertorium ini, setiap hari Notaris mencatat semua akta yang dibuat oleh atau dihadapannya baik dalam bentuk minuta akta maupun Originali dengan mencantumkan nomor urut, nomor bulanan, tanggal, sifat akta dan nama para penghadap.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

*****

DAFTAR PUSTAKA

 

 

Anand,  Ghansham, Karakteristik Jabatan Notaris Di Indonesia, Prenadamedia Group, Jakarta, 2018;

 

H. Salim., HS., Teknik Pembuatan Akta Satu (Konsep Teoritis,Kewenangan

Notaris, Bentuk dan Minuta Akta), PT Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2015.

 

Ridwan HR, Hukum Administrasi Negara, Raja Grafindo Persada, Jakarta: 2008

 

Herlien Budiono, Demikian Akta Ini (Tanya Jawab Mengenai Pembuatan Akta Notaris Didalam Praktik), PT Citra Adidaya Bakti, Bandung, 2018,

 

Habib Adjie, Rusdianto Sesung, Tafsir, Penjelasan dan Komentar Undang-Undang Jabatan Notaris, PT Refika Aditama, Bandung, 2020.

 

Freddy Harris, Leni Helena, Notaris Indonesia, PT Lintas Cetak Djaja, Jakarta, 2017

 

https://openlibrary.org/books/OL23357470M/A_volume_relating_to_the_early_history_of_Boston_containing_the_Aspinwall_notarial_records_from_1644

 

 

 

 

---

[1]  Ghansham Anand, Karakteristik Jabatan Notaris di Indonesia, Prenadamedia Group, Jakarta, 2018,

hal. 32.

[2]  Ridwan HR, Hukum Administrasi Negara, Jakarta: Raja Grafindo Persada, 2008), hal. 116.

[3]  Freddy Harris, Leni Helena, Notaris Indonesia, PT Lintas Cetak Djaja, Jakarta, 2017, hal.114

[4]https://openlibrary.org/books/OL23357470M/A_volume_relating_to_the_early_history_of_Boston_containing_the_Aspinwall_notarial_records_from_1644 diakses tanggal 11 Maret 2023

 

[5]  Habib Adjie, Rusdianto Sesung, Tafsir, Penjelasan dan Komentar Undang-Undang Jabatan Notaris, PT Refika Aditama, Bandung, 2020, hal.82.

[6]  Pasal 1 angka 13 Undang-Undang Nomor 30 tahun 2004 Tentang Jabatan Notaris

[7]  Ghansham Anand, Op.cit.,hal.68

[8]  Minuta akta adalah asl akta yang mencantumkan tanda tangan para penghadap, saksi, dan notaris,

yang disimpan sebagai bagian dan protokol notaris. Buku daftar akta atau repertorium merupakan buku yang memuat tentang catatan sejumlah akta yang telah dibuat oleh notaris.

(Lihat Pasal 1 angka 8 Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahari Atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris.)

[9]  Buku daftar akta di bawah tangan yang penandatanganannya dilakukan di hadapan notaris atau akta

di bawah tangan yang didaftar merupakan buku yang memuat sejumlah catatan-catatan yang berkaitan akta yang telah dilegalisasi dan akta yang telah diwaarmeken.

[10]  H. Salim., HS., Teknik Pembuatan Akta Satu (Konsep Teoritis, Kewenangan Notaris, Bentuk dan

Minuta Akta), PT Rajagrafindo Persada, Jakarta, 2015.,  hal.200.

[11]  Herlien Budiono, Demikian Akta Ini (Tanya Jawab Mengenai Pembuatan Akta Notaris Didalam \

Praktik), PT Citra Adidaya Bakti, Bandung, 2018, hal. 293