Jumat, 02 Februari 2018

AWAL AKTA



I. Permulaan (awal) akta.

a.       Pencantuman judul (nama) akta tidak diatur secara jelas dalam perundangan (UUJN), akan tetapi mengingat hal itu penting, a.l. mengenai penyelenggaraan/memasukkan ke dalam repertorium, buku akta dll. (protokol), dalam akta-akta notaris judul akta ini selalu dimuat.
b.      Pencantuman nomor pada setiap akta notaris penting sehubungan antara lain dengan ketentuan pasal 38 UUJN (bandingkan dengan pasal 36 dan 36a Stbl 1860:3 –PJN).
c.       Penanggalan harus selalu dicantumkan dalam akta notaris, untuk memenuhi ketentuan pasal 38 ayat 2 UUJN (bandingkan dengan 25 ayat 2 huruf d jo pasal 1 PJN – stbl 1860:3 dan Sanksinya dapat dibaca dalam ayat 3 pasal 25 PJN tsb)
.
d.      Nama lengkap (kecil, keluarga/voornamen en naam, bila familienaam itu memang ada/dipakai oleh Notaris ybs), demikian tempat kedudukan (standplaats) Notaris harus dicantumkan dalam setiap akta notaris menurut ketentuan pasal 38 ayat 3 UUJN, tidak dilengkapi dengan sanksinya. (bandingkan dengan 25 ayat 2 PJN, dengan sanksi sebagaimana kita baca dalam ayat 3 pasal itu.)
e.       Berdasar atas ketentuan pasal 38 ayat 3 huruf d dan ayat 4 huruf c.. (bandingkan dengan pasal 22 ayat 2 PJN) mereka yang bertindak selaku saksi dalam penyelesaian -(verleden) akta-akta notaris, harus dikenal oleh Notaris- atau -identitas dan wewenangnya diterangkan (diperkenalkan) kepada Notaris oleh seorang atau lebih mereka yang menghadap, hal mana dinyatakan dalam akta ybs., dengan sanksi yang tercantum pula dalam pasal itu. Siapa yang boleh menjadi saksi dalam akta notaris, disebut dalam pasal 22 ayat 3 PJN. (bandingkan dengan UUJN)
f.        Pasal 41 UUJN mengatur mengenai sanksiapabila pasal 39 dan 40 tidak terpenuhi maka akta yang telah dibuat terbut hanya mempunyai kekuatan pembuktian akta di bawah tangan saja.


II. Komparisi/ tindakan menghadap (Lihat Bab II tulisan ini)
g.       Pencantuman nama lengkap, pekerjaan atau jabatan (sepanjang hal ini dapat diberitahukan) dan tempat tinggal setiap penghadap dan (bila ada) yang diwakilinya merupakan keharusan dalam akta notaris, sehubungan dengan ketentuan ayat 3 pasal 38 UUJN.
h.       Hal "renvooi", berupa gantian, coretan atau tambahan itu menurut ketentuan pasal 49, 50 UUJN (pasal 32 PJN) dan pembetulan pada minuta akta dengan membuat berita acara pembetulan (pasal 51 UUJN), yaitu:
  bahwa semua perubahan dan tambahan (Perkataan/bilangan dsb.) yang terdapat pada akta notaris harus ditulis di pinggir halaman akta ybs., yang biasa disebut "renvooi";
  bahwa setiap renvooi itu hanya sah bila ditandatangani (dalam praktek kebanyakan diparaf) (disahkan/goedgekeurd/approved) oleh semua penghadap, para saksi dan notaris ybs.;
- bahwa jika perubahan atau tambahan itu terlalu panjang untuk ditulis di pinggir akta, maka penulisan itu dilakukan di bagian akhir akta itu sebelum penutupan, dengan menunjuk pada halaman dan baris ybs.; dan
  bahwa bilamana renvooi itu tidak dilakukan secara demikian, maka perubahan dan tambahan itu tidak berharga (batal).
i.         Pasal 39 UUJN mengatus tentang syarat-syarat yang harus dipenuhi (para) penghadapdengan pencantuman "telah dikenal oleh" atau "diperkenalkan kepada" Notaris dapat ditempatkan baik segera setelah komparisi atau sebelum akhir akta. Apabila para pihak lebih dari dua, sebaiknya/lebih praktis hal ini dicantumkan sebelum akhir akta, agar penyebutan kalimat itu cukup satu kali saja (tidak berkali-kali).
Hal ini perlu dicantumkan sehubungan dengan ketentuan pasal 39 UUJN (pasal 24 PJN)

III.       Premisse atau preaemisse
j.        Istilah ini dalam bahasa Perancis disebut juga "premisses", Latin "praemissae", yang dalam hal ini dimaksud keterangan atau pernyataan pendahuluan yang merupakan dasar atau pokok masalah yang akan diatur dalam sesuatu akta guna memudahkan pengertian apa yang dimaksud dengan dibuatnya akta itu. Jadi semacam "prolog"/"mukadimah".
Tidak semua akta memuat premisse; jadi jika dianggap perlu/penting saja, yaitu biasanya akta-akta yang (dianggap) (agak) ruwet.

k.      Yang dimaksud "surat-juru-sita" itu ialah apa yang dalam bahasa Belanda disebut "deurwaardersexploit", ex pasal 388 RIB/HIR misalnya (a.l.).

IV. Isi akta

l.          Pada bagian ini diuraikan secara jelas/terang (mendetail) bahan (materie) sesuai/sehubungan/seirama dengan judul akta dan bila ada dengan premisse tsb., sebagaimana dikehendaki oleh:
Notaris dalam akta-akta yang memuat risalah atau berita acara ("relaas acte"), dan/atau
(para) penghadap atau pihak-pihak yang menghendaki dibuatnya akta ini (bandingkan dengan  pasal 1 PJN);
yang kesemuanya itu selaras atau tidak melanggar/bertentangan dengan undang-undang dan peraturan hukum lainnya yang berlaku, ketertiban umum dan ketata-susilaan, sedangkan bentuk/teknik dll.-nya dengan memperhatikan pula a.l. ketentuan-ketentuan dalam Bab VII pasal 38 sampai dengan pasal 65 (bandingkankan dengan Bab III (pasal 20 s/d 49) PJN.

Bagaimana sistimatiknya tidak dijelaskan dalam undangundang/perundangan (peraturan), akan tetapi biasanya penyusun/perumus akta-akta, seperti Notaris, memperhatikan materi dalam peraturan hukum ybs. Dalam menyusun pasal-pasal (clausules) atau urutan isi akta mendahulukan apa yang merupakan esensialia (essentieel/essentiele), yaitu mengutamakan dan selalu mencantumkan hal-hal yang pokok (tidak dapat dihilangkan/ditiadakan), seperti dalam jual-beli "penyerahan benda/kebendaan oleh pihak penjual" dan "membayar harga oleh pihak pembeli" (pasal 1457 BW).

m.     Klausula ini dalam bahasa Belanda berbunyi seperti :          
elkander over en weer volledig kwijting en decharge verlenen" atau "  verlenende partijen elkander hierdoor over en weer volledige, voorbehoudloze en definitieve kwijting en decharge".

V.    Akhir akta
n.       Penyebutan tentang nama lengkap, pekerjaan /jabatan dalam masyarakat dan tempat tinggal dari para (masing-masing) saksi diatur dalam pasal 38-40 UUJN dengan sanksi sebagaimana tercantum dalam pasal 41 UUJN itu.

o.      Keharusan para Notaris membacakan akta yang dibuat (verleden) di hadapannya kepada (para) penghadap, para saksi dsb. (dalam relaas-acte hanya kepada para saksi saja), demikian pula penanda tangannya tercantum dalam pasal 44 UUJN, dengan sanksinya masih terdapat dalam pasal itu juga.

p.      Tentang "renvooi" ini, lihat keterangan 7 di atas, juga pasal 49, 50 dan 51 UUJN.


Catatan

1.      Intisari:

I.                    Permulaan (awal) akta,
II.                 Komparisi,
III.               Praemisse,
IV.              Isi akta dan
V.                 Akhir akta, pada pinggir ilustrasi/contoh tersebut merupakan catatan penulis sendiri.
2.      Tentang awal dan akhir akta notaris, renvooi dan lain-lain tersebut di atas, sesuai dengan keputusan Kongres INI, yang merupakan Lampiran II "NOTARIS I", dan berbunyi sebagai berikut:

Kongres ke-X IKATAN NOTARIS INDONESIA yang diselenggarakan di Jakarta pada tanggal 1 s/d 3 Desember 1977, dengan thema "MENINGKATKAN MUTU PELAYANAN DI BIDANG HUKUM KEPADA MASYARAKAT", setelah mendengar:

a)      kertas kerja Notaris J.N. SIREGAR S.H. tentang "Perkembangan bahasa Indonesia dalam bidang Notariat";
b)      b. tanggapan dan usul-usul dari para peserta dalam Bidang pleno dan rapat komisi perumus;
— Kongres mengambil keputusan sebagai berikut:
— menganjurkan kepada segenap anggota IKATAN NOTARIS INDONESIA dalam rangka meningkatkan penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, untuk menggunakan susunan bahasa dalam bagian:
1. Awal akta notaris;
2. Akhir akta notaris;
3. dan lain-lain.
sebagai berikut:

ad. 1. AWAL AKTA:
Pada hari ini, Sabtu, tanggal tiga Desember seribu sembilan ratus tujuh puluh tujuh (3-12-1977) [1]) menghadap kepada saya, Salim, Sarjana Hukum, notaris di Jakarta, dengan dihadiri para saksi yang saya, notaris, kenal dan akan disebut pada bahagian akhir akta ini:

ad. 2. AKHIR AKTA:

DEMIKIAN AKTA INI
dibuat dan diselesaikan di Jakarta pada hari dan tang-gal tersebut pada bahagian awal akta ini, dengan dihadiri oleh:
1.      tuan Hasan, Sarjana Hukum, Pengacara, bertempat tinggal di Jakarta, Jalan Solo nomor     
dan
2.      tuan Ali, pegawai Notaris, bertempat tinggal di Jakarta, Gang Hasbi nomor  sebagai saksi-saksi.
Setelah saya, notaris, membacakan akta ini kepada para penghadap dan para saksi, maka segera para penghadap, para saksi dan saya, notaris, menanda tangan akta ini.
Dibuat dengan satu gantian, satu coretan, tanpa tambahan. [2])

ad. 3. Penyebutan saksi pengenal:
Para penghadap, masing-masing diperkenalkan kepada saya, notaris, oleh para saksi pengenal, yang turut menghadap kepada saya, notaris, dan yang menerangkan, bahwa mereka adalah:
1.      tuan Amat, jurugambar, bertempat tinggal di Jakarta, Jalan Sawo nomor      , dan
2.      nova Aminah, pramugari, bertempat tinggal di Jakarta, Jalan Solo nomor     

ad. 4. Dan lain-lain:
a.       Yang dicantumkan dalam turunan akta:
  Minuta akta ini telah ditandatangani dengan sempurna;
  Diberikan sebagai turunan;
  Diberikan sebagai grosse pertama kepada dan atas permintaan 
  Renvooi dalam turunan akta cukup diparap oleh Notaris saja, tidak perlu diberi penjelasan lain;

b.      Mengenai penghadap, supaya tetap dipergunakan perkataan:
tuan, nyonya, nova, kecuali penghadap menghendaki sebutan lain, misalnya: ibu, bapak dan sebagainya.
Jakarta, 3 Desember 1977.

PENGURUS PUSAT IKATAN NOTARIS INDONESIA.
KETUA UMUM:
ttd.
NOTARIS G.H.S. LOEMBAN TOBING S.H.

SEKRETARIS UMUM:
ttd.
NOTARIS ALI HARSOJO.

Notaris AMZ dengan cermatnya tidak lupa menggunakan kertas bermeterai atau mengenakan/menerakan meterai pada semua akta yang dibuatnya, baik oleh maupun di hadapannya, sebesar Rp. 6.000,- (enam rupiah), sesuai dengan ketentuan pasal 2 ayat (1) dan (2) UU No. 13/1985 tentang Bea Meterai juncto 2.   PP No. 24 Tahun 2000 tentang perubahan tarif Bea Materai dan Besarnya Batas Pengenaan Harga Nominal Yang Dikenakan Bea Materai.

Mengingat demikian pentingnya, hal bea meterai ini akan diterangkan lebih lanjut dalam bab tersendiri tulisan ini.
Kepada para pihak ybs./berkepentingan, dari minuta akta tersebut oleh notaris diberikan masing-masing sebuah turunannya, yang berkalimat (clausule) akhir sebagai berikut:
Dibuat dengan satu gantian, satu coretan dan satu tambahan.
Akta tsb. diberi nomor (dalam contoh/ilustrasi tersebut nomor 1) dan akta-akta selanjutnya bernomor urut, yaitu tiap-tiap bulan dimulai dengan nomor 1 dan dicatat dalam repertorium dan klapper serta dalam daftar-daftar, sebagaimana dimaksudkan dalam pasal 59 UUJN. Repertorium itu berlajur (kolom) s.b.b.:
  nomor
  nama-nama yang menghadap
  jenis akta
  tanggal akta
  nomor bulan akta.

Tiap-tiap halaman repertorium diparaf oleh Majelis Pengawas Daerah di mana Notaris itu bertempat kedudukan. Pada halaman muka dicatat s.b.b.:
Daftar Akta (Repertorium) ini yang terdiri dari         halaman
dan dipegang oleh    notaris di           (dahulu diatur dalam pasal 45 dari Reglemen Jabatan Notaris di Indonesia (Lembaran Negara 1860 No. 3) pada hari ini         tanggal
       bulan    tahun    telah dibubuhi tanda tangan pada halaman pertama dan terakhir dan tanda paraf pada halaman-halaman lainnya oleh kami.
Ketua Majelis Pengawas Daerah di
(dahulu oleh Ketua Pengadilan Negeri di      )         

------------



Minuta-minuta yang telah dibuat tiap-tiap bulan itu disatukan/dibundel dalam satu buku maksimal berisi 50 minuta, yang di atas sampulnya bertuliskan jumlah minuta yang terdapat di dalamnya, bulan dan tahun ybs., yang beserta arsip/protokol lainnya tsb. di atas disimpan dalam tempat/ruangan khusus (kluis) demi keamanan, sebagaimana dimaksudkan dalam Pasal 62 UUJN (dahulu pasal 61 PJN.)

Notaris AMZ juga tidak melupakan kewajiban-kewajiban lain, seperti penanda tanganan di atas sampul bundel minuta akta-akta yang dimaksud dalam pasal 68 UUJN 30/2004 (dahulu pasal 36 PJN), mengirimkan tiap-tiap bulan daftar akta-akta yang disebut dalam pasal 61 UUJN 30/2004 (dahulu pasal 36a PJN) ke Kantor Pusat Daftar Wasiat Departemen Kehakiman dan Balai Harta Peninggalan, pemberitahuan tentang surat-surat wasiat kepada yang berkepentingan dimaksud dalam 37, 37a, 37c, penyampaian salinan dari repertorium yang dimaksud dalam UUJN 30/2004 (dahulu pasal 48 dan 49 PJN), dengan selalu ingat akan kepentingan para langganannya khususnya dan masyarakat (lebih) luas pada umumnya, serta sanksi-sanksi yang terdapat dalam UUJN 30/2004, Kode Etk Notaris dan peraturan perundang-undangan lainnya yang akan menimpa dirinya bila martabat dan tugas jabatannya itu diabaikan atau dilalaikan.


[1]           Angka tidak diharuskan.


[2]           tidak mempergunakan istilah lain seperti:
            penggantian;
            pencoretan;
            penambahan.


Tidak ada komentar:

Posting Komentar