COVER NOTE NOTARIS

COVER NOTE NOTARIS

Secara sepintas lalu cover note tidak berarti apa-apa dalam proses pembuatan sertifikat hak tanggungan yang berakhir dengan pendaftaran di badan pertanahan. Namun karena cover note sering dijadikan bukti jaminan/ pegangan sementara bagi Bank dalam mencairkan kredit, maka dalam pembuatan sertifikat hak tanggungan cover note menjadi bahagian dari proses terbentuknya dua peristiwa hukum perjanjian yaitu perjanjian pinjaman kredit dan perjanjian agunan/ jaminan hak tanggungan.

Cover note berasal dari bahasa Inggris yang terdiri dari dua kata yang terpisah, yakni cover dan note, dimana cover berarti tutup dan note berarti tanda catatan. Melihat dari arti kedua kata itu, maka cover note berarti tanda catatan penutup. Dalam istilah kenotariatan arti dari cover note adalah surat keterangan, yakni surat keterangan yang dikeluarkan oleh seorang Notaris yang dipercaya dan diandalkan atas tanda tangan, cap, dan segelnya guna untuk penjamin dan sebagai alat bukti yang kuat.

Cover note dikeluarkan  karena adanya pengurusan akta-akta. cover note tidak diserahkan karena belum lunas utangnya, adanya tunggakan BPHTB (Bea Perolehak Hak Atas Tanah dan Bangunan). Di sini  cover note tampaknya dalam praktik mengikat secara moral (moral binding).

Dikeluarkannya cover note oleh Notaris yang berisikan pernyataan. Pernyataan pada prinsipnya tidak digantungkan pada bentuk tertentu. Pernyataan demikian dapat diberikan secara tegas, namun juga tercakup kedalam satu atau lebih perilaku. Terkecuali di tentukan lain, pernyataan, tercakup ke dalam penyampaian keterangan lain, dapat di sampaikan dalam bentuk apapun juga atau tercakup dalam satu atau lebih perilaku

cover note muncul sebagai surat keterangan tidak hanya terjadi dalam hukum jaminan berupa sertifikat hak tanggungan, melainkan juga dapat dikleuarkan oleh Notaris dalam akta yang lain seperti gadai, hipotik, fidusia. Namun yang menjadi fokus pembahasan dalam penulisan catatan ini hanya  mengkaji hak tanggungan, mengingat bahwa rata-rata dalam pencairan kredit oleh Bank bagi debitor. Bank lebih senang dan terbiasa mencairkan kredit yang disertai dengan hak tanggungan, yang objek jaminan hak tanggungannya adalah tanah. Apalagi tanah bernilai ekonomi dan harganya tidak pernah turun-turun.

Tanah kalau dijadikan jaminan kemudian diukur dengan nilai piutang, atau disesuaikan dengan standar kredit apakah terancam macet ? tanah tidak terlalu berpotensi mengalami penyusutan seperti barang bergerak lainnnya. Cukup Bank melakukan pemantauan dan pengawasan terhadap objek jaminan. Untuk mengetahui lokasi, batas-batas dan persuratannya maka kepercayaan Bank untuk mencairkan  kredit tidak was-was lagi bagi Bank akan mengalami kesulitan untuk mengembalikan jumlah piutang yang tertahan pada debitor.

Akta atau dokumen yang sedang dalam proses pengurusan di kantor Notaris akan tetapi belum selesai pengurusannya, sedangkan klien (pihak yang berkepentingan) membutuhkan akta atau dokumen tersebut, maka Notaris dapat mengeluarkan surat keterangan yang menyatakan bahwa akta atau dokumen sedang dalam pengurusan di Kantor Notaris yang bersangkutan. Dalam praktiknya surat keterangan itu biasanya di sebut dengan cover note. Ada beberapa contoh dari surat keterangan cover note Notaris, misalnya:

    Bila debitor hendak mengambil kredit di Bank dan barang yang akan dijaminkan itu masih dalam proses roya, sedangkan Bank baru akan mencairkan kredit bila barang yang dijaminkan telah selesai di roya fidusia terlebih dahulu, maka salah satu solusi agar kredit itu dapat dicairkan oleh Bank, yaitu Notaris akan mengeluarkan cover note yang berisi keterangan bahwa sertifikat kepemilikan atas barang itu sedang dalam proses roya dan apabila telah selesai di roya maka akan disetor ke Bank

    Bila suatu Perseroan Terbatas sedang menunggu surat keputusan pengesahan sebagai Badan Hukum dari Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia RI dan proses pengurusannya dilimpahkan ke kantor Notaris, maka Notaris akan mengeluarkan cover note, yang menerangkan bahwa surat tersebut sedang dalam proses di Departeman Hukum dan HAM RI apabila telah selesai pengurusannya akan diserahkan kepada pihak yang berkepentingan tersebut.

Pada umumnya proses cover note Notaris tidak  ada aturan baku yang mengatur mengenai bentuk dan tata cara penulisannya, akan tetapi penulisan dari cover note biasanya dilakukan atas kop surat Notaris, ditandatangani dan dicap Notaris, sedangkan lainya disesuaikan dengan proses apa yang sedang dalam pengurusan di kantor Notaris.

Dengan demikian Cover Note dapat disimpulkan sebagai berikut :

1.     Cover note yang dikeluarkan oleh notaris merupakan  syarat efektif dalam proses pencairan kredit oleh nasabah dan keberadaan cover note itu sendiri menjadi sangat penting manakala praktek penggunaan cover note itu sendiri adalah berdasarkan kebijakan umum bank (Best Practise) yang mengijinkan   kredit   dapat   ditarik   oleh   debitor   setelah   diterimanya covernote dari notaris tanpa menunggu selesainya salinan akta atau selesainya pendaftaran APHT, Hipotek dan jaminan fiducia.

Hal ini dikarenakan apabila pencairan kredit harus menunggu diterimanya salinan akta perjanjian kredit dari notaris atau menunggu diterimanya sertifikat hak tanggungan dari kantor pertanahan, maka pencairan kredit kepada debitor akan terhambat karena harus menunggu paling cepat dalam waktu 2 (dua) bulan.

Jelaslah bahwa  cover note  notaris  sebagai  syarat  efektif kredit  sangat  penting  dalam  proses  pencairan  kredit  oleh  pihak  bank kepada debitornya. Oleh karena keberadaan cover note yang sangat penting bagi pihak bank dan debitor, maka pihak bank biasanya telah menetapkan siapa  saja  notaris  yang  menjadi  rekanannya  tersebut,  sehingga  calon debitor yang akan melakukan pengikatan agunan akan di minta memilih salah satu notaris yang menjadi rekanan bank tersebut.

Dengan dikeluarkannya  cover note oleh   notaris   maka   tanggung   jawab   notaris terhadap cover note tersebut sangatlah  besar karena secara tidak langsung cover note tersebut menjadi ujung tombak dari proses percepatan pencairan kredit.

2.     Cover note muncul  dikarenakan  kebutuhan  praktik  mendesak  sehingga pihak-pihak tertentu memerlukan cover note. Tidak ada dasar hukum penerbitan   cover note tetapi   dalam   praktik   cover note   menjadi   sangat penting keberadaannya, dan oleh karenanya 

3.     Cover note hanya dikatakan mengikat secara moral dan muncul berdasarkan praktik dan kebutuhan, dan mengikatnya itu hanya mengikat notaris apabila notaris tersebut tidak menyangkal tandatangannya. Karena cover note itu mengikat notaris maka notaris mempunyai tanggung jawab yang sangat besar terhadap cover note yang telah dikeluarkan, karena didalam cover note itu memuat janji-janji sehingga apabila hal-hal yang tertulis di dalam covernote tidak sesuai dengan yang diperjanjikan maka notaris itu lah yang akan menanggung akibatnya/mendapat tuntutan dari pihak bank dan debitor.

4.     Cover note bukanlah perikatan yang terlarang atau perikatan yang tidak memenuhi syarat sahnya perjanjian.Cover note lebih cenderung dikatakan  sebagai perikatan yang lahir karena perjanjian bukan karena undang-undang atau juga dapat dikatakan sebagai perikatan yang lahir dari perjanjian berdasarkan hukum kebiasaan.

5.     Akan tetapi meskipun cover note itu tidak mempunyai kekuatan eksekutorial, cover note tersebut justru memiliki kekuatan hukum yang mengikat bagi notaris itu sendiri.

6.     Dilihat dari aspek hukum  perjanjian cover note memiliki kekuatan hukum bagi kedua belah pihak dan oleh karenanya harus dilaksanakan secara  konsisten,  apabila syarat  cover note  tersebut dicantumkan dalam perjanjian kredit yang dibuat secara sah.

7.     Dari  aspek  hukum  Kenotariatan  cover note  tidak  diatur  dalam Undang-undang Jabatan Notaris (UUJN),    sehingga akibat yang ditimbulkan oleh adanya cover note berlaku ketentuan hukum umum baik secara perdata maupun secara pidana.

8.     Cover note notaris tidak mempunyai kekuatan   hukum   sebagai   ambtelijke   acte,   sehingga   tidak   memiliki kekuatan pembuktian sempurna, melainkan hanya memiliki kekuatan pembuktian  sebagai  petunjuk  kearah  pembuktian  atau  dapat  dipakai sebagai alat bukti tambahan dan sepenuhnya bergantung kepada penilaian hakim sebagaimana ditentukan dalam Pasal 1881 (2) KUH Perdata.

9.     Cover note yang dibuat oleh notaris hendaknya menerapkan prinsip kehati- hatian serta cermat dalam meneliti semua persyaratan dan kelengkapan pembuatannya.

10. Cover note   hendaknya   diatur   dalam   suatu   peraturan   tersendiri   baik dimasukkan dalam Undang-Undang Perbankan maupun Undang-Undang Jabatan  Notaris,  Hal  ini  dikarenakan cover note merupakan  sesuatu  hal yang  biasa  ditemui  dan  dapat  menimbulkan  suatu  akibat  hukum  bagi notaris yang mengeluarkan apabila hal- hal apa yang dituangkan didalam cover note tersebut tidak sesuai dengan yang diperjanjikan.

11. Bagi  pihak  bank  hendaknya  mau  menerima  masukan dari notaris agar kepentingan kreditor dan debitor dapat dilindungi oleh hukum.